Ako ste se odlučili da vaš tim radi na daljinu, dok ne vidite dokle sežu posljedice epidemije korona virusom, razmotrite da to bude na način da se omogući lateralno upravljanje i distribucija odgovornosti.

Rad na daljinu znači drugačiju distribuciju informacija i zaduženja

Lateralno znači da se prednost daje horizontalnoj interakciji samih članova tima, u kojoj je lider koordinator aktivnosti, a ne onaj tko primarno delegira zadatke i daje feedback. Ovaj pristup dati će svakom članu tima osjećaj odgovornosti nad situacijom i zajedničkim zadacima, a ne samo nad svojim pojedinačnim zaduženjima. Ipak, ovaj način rada nije odmah lako postići, ali mu treba težiti jer integrira ljude.

Rad na daljinu treba strukturirati

Efikasan rad na daljinu mora imati svoju dnevnu strukturu i ritam. Ljudi trebaju naučiti kako organizirati sebe i svoju obitelj oko novih dnevnih protokola. Zbog toga je bolje da se u početku postavi čvršća struktura rada, dok svoj novi brod virtualnog tima ne postavite na pravi kurs. Odredite forme aktivnosti u prvom tjednu rada – dinamiku video konferencija svih članova tima, razgovora i načina rada 1:1 malih grupa zaduženih za određene zadatke. Tu je i definiranje kanala za povratne informacije jesu li zadaci izvršeni, sa kakvom kvalitetom i ako nisu izvršeni, što je najprije prijedlog onoga koji nije uspio da realizira zaduženje.

Najvažnije je da ljudi koji rade od kuće razumiju da radno vrijeme traje i dok smo u svom domu i da tokom radnog vremena ometanje mora biti izbjegnuto.

Alati za rad na daljinu

Evo nekih korisnih aplikacija za efikasan rad na daljinu.

  1. Zoom. Zamjena za Skype, jer je postigao bolju kvalitetu slike i zvuka od spomenute uobičajne aplikacije. Omogućava i dijeljenje ekrana i snimanje razgovora, sudjelovanje do 500 ljudi u konferencijskom razgovoru. Daje mogućnost 40 minuta besplatnog poziva u slobodnoj verziji. Nakon ovog ograničenja, ponovo se zakaže sastanak i dobije se novi link za nastavak rasprave.
  2. Slack – Chat aplikacija za razgovor u realnom vremenu, osim tema koje predlažete, imate i kategorije i specifikacije po sugovornicima i slično; možete slati i dokumente, fotografije i bilješke.
  3. Loom – alat za snimanje sebe, odnosno monitora i sebe i dijeljenje svega toga sa drugima, ili kroz cloud ili na mrežu. Zgodan je kada se nekome želi demonstrirati kako raditi na nečemu na svom računalu, ili kako bi se omogućio treking u izvršenju zadataka i provjera kvalitete rada. Besplatna verzija vam dozvoljava 25 snimaka, a izgleda da je alat besplatan tokom trajanja korona pandemije.
  4. Krisp je aplikacija za smanjenje pozadinske buke. Čujete se samo vi i ništa drugo, makar sjedili u punom kafiću. Aplikacija je napravljena upravo za freelancere koji su radili koristeći se javne prostore ili prijevozna sredstva.
  5. Doodle – umjesto da šaljete gomilu mailova članovima tima, pošaljite im Doodle poruku i pratite kako odgovaraju.
  6. Demio – platforma za webinare i on-line predavanja, omogućuje distribuciju veoma dobrog video i audio sadržaja. Omogućena je komunikacija sa publikom, Q&A u realnom vremenu. Platforma nudi i segmentaciju ciljnih grupa.
  7. Jira – alat za projekt menadžere i projektne timove. Omogućava uvid u plan aktivnosti na projektu, stupanj izvršenja, komunikaciju sa svim sudionicima, razmjenu materijala i komentara.
  8. Infinity – naprednija verzija Jira softvera. Riječ je o platformi koja sadrži sve što je jedan projekt, uključujući dokumentaciju, zaduženja, gantograme, dijagrame, kalendare događaja i slično.
  9. Trello – isto projektna aplikacija, sliči na tablu sa stickerima, odličan za praćenje procesa.
  10. Chimp or Champ – ova aplikacija je namjenjena za mjerenje sreće članova tima sa kojima nisi u fizičkom kontaktu. Veoma je važno mjeriti da li su ljudi zadovoljni radom, okruženjem, radom drugih ljudi i interakcijom članova tima koji se ne viđaju. Softver je komercijalan, cijena mu je 99 dolara, ali oni koji su ga koristili kažu da vrijedi svakog dolara. Rezultati ankete su anonimni, ne vidi se tko je nezadovoljan, ali se vidi nezadovoljstvo. Ili stupanj sreće u timu. Dobro je što uz mjerenje sreće pita člana tima šta bi promijenio ili unaprijedio.
  11. MyHours – pomaže najprije vama da ustanovite koliko ste vremena potrošili za određeni projekt, a onda i vašem klijentu da vidi što ste napravili za njega. Kada unesete cijenu radnog sata, izračunat će vam vrijednosti po svakoj od aktivnosti, što možete poslati klijentu uz fakturiranje. Vama će pomoći da vidite koliko ste efektivno zaradili a koliko dangubili.
  12. Tracking Remote – aplikacija namjenjena za članove tima koji rad od kuće shvate malo slobodnije, jer prati sve aktivnosti udaljenog člana tima i koje internet stranice posjećuje u radno vrijeme.

Najlošija opcija je da se sve svede na telefonske razgovore udaljenih članova tima.

Ne zaboravite kupce i ključne klijente

U radu na daljinu ne treba zaboraviti klijente i kupce, integrirajte  ih u svoje planove i održavajte redovan kontakt sa njima. Prilika za kreativnost je sada više nego ikada prije tu, na dohvat ruke.

Na kraju, postoje dvije dobre stvari u slučaju da ste se odlučili probati rad na daljinu.

Konačno je prilika da vidite što ste zanemarili u svom razvoju

Prva je, ako niste u mogućnosti raditi na redovnim poslovima koji su zauzimali 80 posto radnog vremena, sada imate prilike posvetiti se onim zadacima koji su činili 20 posto vaše pažnje i aktivnosti i da ih konačno kvalitetno napravite ili zatvorite. Prilika je i za promišljanje inovacija, unapređenja procesa, razvoja biznisa.

Druga je da testirate kako se može raditi na daljinu i uz korištenje virtualnog prostora i virtualne realnosti. Sveprisutna digitalizacija, redefiniranje poslovnih modela i novi modeli učenja i rada na daljinu su ono što će, kako kažu, biti glavna obilježja 4.0 industrijske revolucije.

Tim je i dalje najvažniji

Dok traju ove sveopće pripreme za novo doba, a dok se nalazimo u izazovima sa silom jačom od svih nas, važno je ne propustiti priliku da kao tim zajedno ojačamo i da se sa povjerenjem u svoje osobne i zajedničke snage nosimo sa situacijom koja je za sve i stresna i neizvjesna. Tim mora biti tu da prenese glavnu poruku – da nismo sami i bespomoćni.

Naravno, i u ovakvoj situaciji treba zadržati otvorenu i jasnu komunikaciju o aktualnim događanjima, promjenama i reorganizaciji poslova, novoj hijerarhiji ciljeva.

Share The Story