Ako ste se odlučili da vaš tim radi na daljinu, dok ne vidite dokle sežu posledice epidemije koronavirusom, razmotrite da to bude na način da se omogući lateralno upravljanje i distribucija odgovornosti.

Rad na daljinu znači drugačiju distribuciju informacija i zaduženja

Lateralno znači da se da prednost horizontalnoj interakciji samih članova tima, u kojoj je lider koordinator aktivnosti, ne onaj ko primarno delegira zadatke i daje fidbek. Ovaj pristup daće svakom članu tima osećaj odgovornosti i nad situacijom i nad zajedničkim zadacima, ne samo nad svojim pojedinačnim zaduženjima. Ipak, ovaj način rada nije odmah lako postići, ali mu treba težiti jer integriše ljude.

Rad na daljinu treba strukturisati

Efikasan rad na daljinu mora imati svoju dnevnu strukturu i ritam. Ljudi treba da nauče kako da organizuju i sebe i svoju porodicu oko tih novih dnevnih protokola. Zbog toga je bolje da se u početku postavi čvršća struktura rada, dok svoj novi brod virtuelnog tima ne postavite na pravi kurs. Odredite forme aktivnosti u prvoj nedelji rada – dinamiku video konferencija svih članova tima, razgovora i načina rada 1:1 malih grupa zaduženih za određene zadatke. Tu je i definisanje kanala za povratne informacije da li su zadaci izvršeni, sa kakvim kvalitetom i ako nisu izvršeni, šta je najpre predlog onog koji nije uspeo da zaduženje realizuje.

Najvažnije je da ljudi koji rade od kuće razumeju da radno vreme traje i dok smo u svom domu i da tokom radnog vremena ometanje mora biti izbegnuto.

Alati za rad na daljinu

Evo nekih korisnih aplikacija za efikasan rad na daljinu.

  1. Zoom. Zamena za Skype, jer je postigao bolji kvalitet slike i zvuka od pomenute ustaljene aplikacije. Omogućava i deljenje ekrana i snimanje razgovora, učestvovanje do 500 ljudi u konferencijskom razgovoru. Daje mogućnost 40 minuta besplatnog poziva u slobodnoj verziji. Nakon ovog ograničenja, ponovo se zakaže sastanak i dobije se novi link za nastavak diskusije.
  2. Slack – Chat aplikacija za razgovor u realnom vremenu, osim tema koje kandidujete imate i kategorije i specifikacije po sagovornicima i slično; možete slati i dokumente, fotografije i beleške.
  3. Loom – alat za snimanje sebe, odnosno monitora i sebe i deljenje svega toga sa drugima, ili kroz klaud ili na mrežu. Zgodan je kad se hoće nekom demonstrirati kako da radi na nečemu na svom računaru, ili da se bi se omogućio traking u izvršenju zadataka i provera kvaliteta rada. Besplatna verzija vam dozvoljava 25 snimaka, a izgleda da je alat besplatan tokom trajanja korona pandemije.
  4. Krisp je aplikacija za smanjenje pozadinske buke. Čujete se samo vi i ništa drugo, makar sedeli u punom kafiću. Aplikacija je napravljena upravo za frilensere koji su radili koristeći javne prostore ili prevozna sredstva.
  5. Doodle – umesto da šaljete gomilu mejlova članovima tima, pošaljite im Doodle poruku i pratite kako odgovaraju.
  6. Demio – platforma za vebinare i onlajn predavanja, sa omogućavanjem distribucije veoma dobrog video i audio sadržaja. Omogućena je komunikacija sa publikom, Q&A u realnom vremenu. Platforma nudi i segmentaciju ciljnih grupa.
  7. Jira – alat za projekt menadžere i projektne timove. Omogućava uvid u plan aktivnosti na projektu, stepen izvršenja, komunikaciju sa svim stejkholderima, razmenu materijala i komentara.
  8. Infinity – naprednija verzija Jira softvera. Reč je o platformi koja sadrži sve što je jedan projekat, uključujući dokumentaciju, zaduženja, gantograme, dijagrame, kalendare događaja i slično.
  9. Trello – isto projektna aplikacija, liči na tablu sa stikerima, odličan je za praćenje procesa.
  10. Chimp or Champ – ova aplikacija je namenjena za merenje sreće članova tima sa kojima nisi u fizičkom kontaktu. Veoma je važno meriti da li su ljudi zadovoljni radom, okruženjem, radom drugih ljudi i interakcijom članova tima koji se ne viđaju. Softver je komercijalan i košta 99 dolara, ali oni koji su ga koristili kaže da vredi svakog dolara. Rezultati ankete su anonimni, ne vidi se ko je nezadovoljan, ali se vidi nezadovoljstvo. Ili stepen sreće u timu. Dobro je što uz merenje sreće pita člana tima šta bi promenio ili unapredio.
  11. MyHours – pomaže najpre vama da ustanovite koliko ste vremena potrošili za određeni projekat, a onda i vašem klijentu da vidi šta ste uradili za njega. Kad unesete cenu radnog sata, izračunaće vam vrednosti po svakoj od aktivnosti, što možete poslati klijentu uz fakturisanje. Vama će pomoći da vidite koliko ste efektivno zaradili a koliko izdangubili.
  12. Tracking Remote – aplikacija namenjena za članove tima koji rad od kuće shvate malo slobodnije, jer prati sve aktivnosti udaljenog člana tima i koje sajtove posećuje u radno vreme.

Najlošija opcija je da se sve svede na telefonske razgovore udaljenih članova tima.

Ne zaboravite kupce i ključne klijente

U radu na daljinu ne treba zaboraviti klijente i kupce, integrišite ih u svoje planove i održavajte redovan kontakt sa njima. Prilika za kreativnost je sada više nego ikada pre tu, na dohvat ruke.

Na kraju, postoje dve dobre stvari u slučaju da ste rešili da probate rad na daljinu.

Konačno je prilika da vidite šta ste zanemarili u svom razvoju

Prva je, da ako ste u nemogućnosti da radite na redovnim poslovima koji su zauzimali 80 odsto radnog vremena, sada imate prilike da se posvetite onim zadacima koji su činili 20 posto vaše pažnje i aktivnosti i da ih konačno kvalitetno uradite ili zatvorite. Prilika je i za promišljanje inovacija, unapređenja procesa, razvoja biznisa.

Druga je da testirate kako se može raditi na daljinu i uz korišćenje virtuelnog prostora i augmentovane realnosti. Sveopšta digitalizacija, redefinisanje poslovnih modela i novi modeli učenja i rada na daljinu su ono što će, kako kažu, biti glavna obeležja 4.0 industrijske revolucije.

Tim je i dalje najvažniji

Dok traju ove sveopšte pripreme za novo doba, a dok se nalazimo u izazovima sa silom jačom od svih nas, važno je ne propustiti priliku da kao tim zajedno ojačamo i da se sa poverenjem u svoje lične i zajedničke snage nosimo sa situacijom koja je za sve i stresna i neizvesna. Tim mora biti tu da prenese glavnu poruku – da nismo sami i bespomoćni.

Naravno, i u ovakvoj situaciji treba zadržati otvorenu i jasnu komunikaciju o aktuelnim dešavanjima, promenama i reorganizaciji poslova, novoj hijerarhiji ciljeva.

Share The Story