Kako pripremiti sastanak na daljinu

Ako ste već prešli na rad od kuće, važno je znati u čemu je ovakav način rada specifičniji. Razgovarati na daljinu uvijek je teže nego pričati sa sugovornikom direktno. Tehnički aspekt čini da se detaljnije vidi samo ona osoba koja govori, iako su svi sugovornici. Izostaje nam neverbalna komunikacija ostalih. Drugo, ljudi imaju potrebe da kao na živom sastanku, komentiraju, dopunjavaju, daju feedback sugovorniku, ali to može stvoriti kakofoniju, zato je najbolje da u jednom trenutku samo jedna osoba govori.

Sastanak na daljinu traži više vremena i pažnje u pripremi

Priprema sastanka ima 5 ključnih koraka:

1. Utvrditi što je potreba za sastankom na daljinu.

Mi tijekom rada u uredu u tijeku dana imamo na desetine ad hoc sastanaka, jer se susrećemo u prolazu, ili često dođemo na ideju da nešto sa kolegom prodiskutiramo pa razgovaramo preko stola ili odemo do njegovog ureda. Ako se nismo dobro razumjeli s kolegom, lako nam je dostupan da se ponovo vidimo. Sastanak na daljinu nikada ne može biti ad hoc, uvijek mora biti pripremljen. Bilo bi dobro da:

• Baš zbog duže pripreme i isticanja važnosti tema za ovaj kanal komunikacije, dnevnih sastanaka bude manje, ali da budu detaljno organizirani.
• Također je korisno pravilo da sastanke dijelite u kraće forme, svaki sastanak duži od 1h s više sudionika postaje zahtjevan i nemotivirajući.

2. Odredite jasan cilj: Jedno je ako sastanak inicira rukovodilac, drugačije je ako je nekome delegirano da pripremi sastanak, teže je ovome drugome, jer treba i glasom i rječima pridobiti autoritet govornika. Sastanak treba imati jedan glavni cilj:

• Napišite sebi u pripremama koji je to cilj, a bilo bi dobro da na samom početku sastanka to naglasite sugovornicima – dijeljenje informacija, donošenje odluka, kreiranja plana…
• Neki od dodatnih ciljeva za koje treba izdvojiti vrijeme na sastanku trebaju biti da dobijete uvide kako se ljudi sada osjećaju, što im je potrebno i da ih obavijestite o budućim planovima i ciljevima.

3. Odredite sugovornike i prilagodite ton: Uloge odredite na osnovu konkretnog doprinosa sastanku, ali ne zaboravite i osobne stilove rada konkretne osobe. Netko može doprinijeti i samo vedrim duhom, posebno ako je atmosfera napeta. Ako imate dovoljno vremena, omogućite koliko god treba da se atmosfera opusti i ljudi budu motivirani da daju svoj maksimum, a oni to hoće kada se emocije podijele i kada se da legitimitet i prostor spontanosti.

Kad je riječ o ulogama, bilo bi veoma dobro da u svakoj od tema sastanaka odredite:

• tko je ključna osoba koja treba dati uvodno mišljenje ili stav na tu temu.
• također, tko treba pružiti svoj doprinos tom mišljenju svojom stručnošću ili specifičnom timskom ulogom, npr. odobriti takav stav?
• tko će biti neposredno zadužen da se to dogovoreno po osnovu konkretne teme i provede?
• konačno, tko je također odgovoran da se zaduženje kvalitetno izvede, odnosno odgovoran za izvršitelja?

Povežite u razgovoru sve te četiri vrste odgovornosti za svaku konkretnu temu.

4. Kreirajte agendu: Zbog prethodno navedenih razloga, ova agenda bi trebala biti malo detaljnije sastavljena. Razmislite:

• Ima li neka tema veći značaj i veću emotivnu vrijednost – pokušajte odmah odrediti kako će  sugovornici reagirati na nju. Dajte toj temi više vremena, nego što biste uobičajeno dali, baš zbog toga što je tehnički svako individualno izlaganje sudionika u razgovoru na ovakav način kompleksnije zbog gubitka atmosfere neposrednosti.
• I ne zaboravite da ovi sastanci kada je rad na daljinu u pitanju postaju važno mjesto razmjene među ljudima. Planirajte vrijeme za to da ljudi podijele svoje dojmove, emocije, i potrebe.

5. Svim sudionicima sastanka na vrijeme pošaljite poziv za sastanak, predložene teme, odnosno agendu sastanka sa svim planiranim sudionicima. Važno je da se sastanci ne odlažu! Održavajte praksu redovitih sastanaka u okvirno isto vrijeme.

Ako prvi sastanci prođu lošije nego što ste očekivali, posvetite više vremena narednim sastancima, dok pojedinosti ovakvog načina organiziranja i rada ne postanu rutina.